Student Status Changes (Leave of Absence, Return to School, Withdrawal, etc.)

1) Leave of Absence and Return to School

（担当：学務課各学部教務係）
※医学部は学生課へ、農林海洋科学部は物部総務課学務室へ

病気その他の理由によって３ヶ月以上修学できない場合は、学長の許可により、休学（引き続き２年を超えない期間）することができます。手続には「休学願」のほか、病気による場合は医師の診断書、その他の理由による場合は理由書が必要です。また、アドバイザー教員の意見書も必要ですのでよく相談してください。なお、学長許可までの手続が新学期に入ると原則として当該学期分の授業料納付が必要となります。ただし、当該学期授業料納付期限内(４月・５月及び10月・11月)に手続を完了した場合は、納付すべき授業料の額が当該月までの授業料に減免されますので、休学を希望する日の１か月前までに各学部等担当係へ相談してください。

Before your leave of absence expires, you must submit an “Application for Reinstatement,” an “Application for Extension of Leave of Absence,” or an “Application for Withdrawal” and obtain approval.
Since leaves of absence and reinstatement are important matters concerning your student status and may affect tuition and other fees, please take great care when completing these procedures. Please note that the period of your leave of absence is not counted toward your total period of enrollment.

2) Withdrawal

（担当：学務課各学部教務係）
※医学部は学生課へ、農林海洋科学部は物部総務課学務室へ

病気や経済的事由その他の理由で学業継続が困難となり退学する場合は、「退学願」を提出して学長の許可を得なければなりません。このような場合、必ずアドバイザー教員と相談したうえで、担当に申し出てください。なお、退学するには、その当該学期分の授業料を納めなければなりません。

3) Removal from the family register

（担当：学務課各学部教務係）
※医学部は学生課へ、農林海洋科学部は物部総務課学務室へ

学生が次の事項に該当するときは、学則に基づき除籍となります。

1. Individuals who, due to illness or other reasons, have no prospect of securing employment
2. Applicants who applied for an exemption or deferral of the admission fee but were denied or granted only a partial exemption, and who fail to pay by the specified deadline
3. Any person who fails to pay tuition or boarding fees
4. Students who have exceeded the prescribed period of enrollment
5. Students who do not complete the re-enrollment procedures upon the expiration of their leave of absence
6. Deceased or missing persons

Tuition and Student Status

Your student status begins upon enrollment. As a general rule, your student status is maintained by paying tuition fees by the designated deadline (at the start of each semester). If you fail to pay tuition fees, you will be removed from the student roster in accordance with the school regulations and will lose your student status. If you are experiencing financial difficulties, please contact us as soon as possible.

Date of Withdrawal Due to Unpaid Tuition

(Date of withdrawal pursuant to Article 16, Paragraph 1, Item 3 of the School Regulations)

Category	Date of Removal from the Family Register
For the first semester	Valid through September 30
For the second semester	Valid through March 31

However, this does not apply to students who have been granted a deferral of the withdrawal procedure by submitting the “Application for Deferral of Withdrawal Procedure” as stipulated in the “Guidelines for Handling Students with Unpaid Tuition Fees at Kochi University.”

4) Studying abroad

（担当：国際教育支援室）
※医学部は学生課へ、農林海洋科学部（２年生以上）は物部総務課学務室へ

本学に在籍したまま、休学せずに外国の大学に留学することができます。これは、原則として、『本学の教育課程の一貫として外国の大学での修学』を認めた留学の場合です。
なお、留学については「国際交流」で詳しく説明します。

5) Awards

（担当：学生支援課）
※医学部は学生課へ、農林海洋科学部は物部総務課学務室へ

学業等成績優秀者、学術研究活動・芸術活動・文化活動等、または課外活動やボランティア活動及び人命救助などにおいて特に顕著な業績を挙げたと認められる学生個人及び学生団体に対して表彰することがあります。

6) Disciplinary action

（担当：学務課／学生支援課）
※医学部は学生課へ、農林海洋科学部は物部総務課学務室へ

本学の秩序を乱し、または学生の本分に反する行為のあった者に対しては、当該学部教授会の議を経て、学長が懲戒することとなります。
懲戒の種類には、退学・停学及び訓告があり、３か月以上にわたる停学については、卒業に必要な修学期間に算入しません。上記のうち退学は、次の事項に該当する者について行います。

1. Acts that disrupt the order of the university and hinder its educational, research, and social contribution activities, particularly those deemed to be especially egregious
2. In cases where a student commits a serious violation of their duties on or off campus that is deemed particularly egregious

7) 転学部・転学科・転コース

（担当：学務課各学部教務係）
※医学部は学生課へ、農林海洋科学部は物部総務課学務室へ

他学部または同一学部の他学科（課程・コース）に転ずることを希望する者がある場合は、欠員状況により、当該学部・学科（課程・コース）による検査を実施して許可することがあります。手続方法については、12月初旬に掲示します。希望者は、事前にアドバイザー教員または各学部担当者と相談してください。

8) Changes to Student Records

When your name changes or your registered domicile changes

氏名が変わったときや、本籍地の変更があったときは「身上異動届」が必要です。人文社会科学部・教育学部・理工学部・地域協働学部の学生は学務課各学部教務係へ、医学部は学生課へ、農林海洋科学部は物部総務課学務室へ申し出てください

If there are any changes to your address, phone number, etc.

If there are any changes to your address, phone number, or other contact information, please be sure to update your records via the "KULAS Academic Information System." Information such as your current address is used by the university to contact you or your family members, as well as in the event of a disaster or emergency, and is strictly managed as personal information. Failure to update your records may prevent us from contacting you in an emergency, which could result in serious harm to you.

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