個人情報が記録されたUSBメモリの紛失について（お詫び）

公開日：2013年12月13日

平成24年12月13日
国立大学法人高知大学長
脇口　宏

　平成22年4月12日、高知大学医学部は、環境省が計画した「子どもの健康と環境に関する全国調査（エコチル調査）」を実施するための「高知ユニットセンター」(医学部環境医学内に設置)として認定されました。この調査は、環境変化が子どもの健康に及ぼす影響を明らかにするため、親子で参加していただくものです。高知ユニットセンターでは、3年間で6,000組（日本全国では10万組）の参加を目標に平成23年1月24日から調査を開始しています。

この度、高知ユニットセンターにおきまして、本調査参加者の個人情報を記録したUSBメモリを紛失する事態が生じました。

　紛失したUSBメモリの中には、平成23年7月1日～平成23年11月30日までの間に生まれた626組の親子に関する個人情報が含まれていました。

　本学では、個人情報の取扱いに関する規則を定め、教職員に周知を図るなど個人情報の適切な管理に努めておりましたが、このたび個人情報が入ったUSBメモリを紛失する事態となりましたことを遺憾に思うとともに、関係の皆様方に多大なご迷惑とご心配をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。

１．事実の経過

1）高知大学医学部内・エコチル調査高知ユニットセンターにおいて、平成24年3月21日、エコチル調査で収集した626組の親子に関する個人情報が記録されたUSBメモリが無くなっていることに気付きました。

　同日から1週間ほど前に、平成23年7月1日から平成23年11月30日までに出生した子とその親626組の調査票をスキャンする作業を行っており、そのデータを専用コンピュータとUSBメモリに保存後、保管棚で保管しているつもりでした。しかし、同日に、平成23年12月1日以降に出生した親子の調査票のスキャンを行うために保管棚を確認したところ、USBメモリがないことに気付きました。なお、このUSBメモリには、ファイル暗号化やパスワードロックの設定は行っていませんでした。その後もスタッフ全員で捜しましたが見つからず、現在のところ発見されていません。

2）現時点で、本件の個人情報が第三者に流出したという情報や不正に使用された事実は確認されておりません。

3）調査票の原本は施錠した金庫に保管しております。

２.　個人情報の内容

　平成23年7月1日から平成23年11月30日までの間に出生したエコチル調査参加者626組の親子に関する下記の情報。（お母様626名・お子様630名・お父様320名。）

お母様とお子様それぞれのエコチルID番号・氏名（お父様参加の場合はお父様のID番号と氏名）
お子様の生年月日と性別
お母様の住所・電話番号

３．関係者に対する情報提供

1）対象者626組に対して、12月12日に、お詫び文書及び被害の有無を確認するための文書を送付させていただきました。

2）エコチル調査開始から平成24年11月30日までに同意をいただいた参加者で626組に該当しない皆様に対し、12月14日までに、お詫びと共に該当者でない旨を伝える手紙を発送させていただきます。

４．再発防止に向けた取組み

1）エコチル調査の個人情報管理では、スキャンとコンピュータを連動させてUSBメモリの使用を中止させました。

2）調査票は施錠したアタッシュケースで運搬することにしました。

3)個人情報の管理体制を再点検し、再発防止を講ずると共に、教職員に対して個人情報の適正な管理の徹底を図るよう周知、注意喚起を行います。

4)研修等を通じて、教職員に対して個人情報の適切な取扱いについて、法令順守を徹底してまいります。